Además, una buena gestión documental implica asegurar que los documentos cumplen con las normativas y regulaciones correspondientes, lo que resulta very important para la protección de datos y la privacidad.
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La gestión documental se basa en la creación de un sistema eficiente que permita a las organizaciones almacenar grandes volúmenes de información de manera segura y ordenada. Esto incluye la digitalización de documentos, el uso de bases de datos y sistemas de almacenamiento en la nube, así como la implementación de procesos de captura y recuperación de datos.
Colaboración y Management de versiones: facilita el trabajo en equipo mediante la edición colaborativa y mantiene un historial completo de cambios en los documentos.
La gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para organizar, almacenar y recuperar documentos, así como automatizar los flujos de trabajo dentro de una empresa u organización.
Hacer que la gestión de documentos funcione en beneficio de su empresa requiere un sistema realmente eficaz. Limitarse a escanear todo desde el archivador a Google Travel solo traslada los mismos problemas del papel a los archivos digitales.
La capacitación del personal garantiza que todos estén familiarizados con el nuevo sistema y puedan aprovechar al máximo sus capacidades. Además, puede ayudar a reducir la resistencia al cambio y a garantizar una transición fluida hacia el nuevo sistema.
Disponibilidad Constante: Un DMS basado en la nube ofrece acceso constante a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que haya una conexión a Web, lo que es especialmente útil para empleados remotos o en movimiento.
Una vez que se han identificado las necesidades y objetivos, el siguiente paso es seleccionar el DMS que mejor se adapte a estos requisitos:
Eficiencia Operativa: Al optimizar los procesos de gestión documental, un DMS cut down el tiempo y los recursos necesarios para manejar documentos, lo que se traduce en menores costes operativos.
Cronograma de Implementación: Establecer un cronograma detallado que incluya todas las fases del proyecto, desde la preparación inicial y la configuración del sistema hasta las pruebas y el despliegue final.
Es una solución great para empresas que buscan simplificar la firma de contratos y documentos legales de forma rápida y eficiente.
Adaptabilidad: Estar preparados para ajustar operaciones Gestión de Documentos y sistemas según evolucionen las necesidades del mercado.